Å migrere til en ny journalplattform kan i utgangspunktet føles overveldende. Samtidig gir et utdatert system hyppige problemer – som avviste fakturaer som blir sendt i retur, en kontantstrøm som stopper opp og daglige rutiner som blir forstyrret. Slik var situasjonen for Jesper Andreasen, praktiserende fysioterapeut ved klinikken K24 Tromsø Sportssenter.

Ved å ta i bruk nye Physicas AI-assistent, Nordbot, og supportteamet under migreringen, klarte Jesper å kartlegge sine viktigste forsikringsavtaler i en oversiktlig liste han kunne bruke til samlefakturering og visuell oppfølging. For Jesper betydde det at fakturaarbeidet ble raskere og enklere – uten tapte inntekter.

«Etter hvert som tiden går og jeg blir vant til den nye versjonen, synes jeg faktisk den er veldig bra. Jeg liker det nye oppsettet godt.» – Jesper Andreasen, fysioterapeut, K24 Tromsø Sportssenter

Jakt på krav, avviste fakturaer og tap av fokus

På den gamle desktopversjonen opplevde Jesper at individuelle forsikringsprofiler var tungvinte – med omfattende administrasjon og mange klikk for å knytte sammen kontakter, betalere og behandlingsserier på riktig måte. Når dette ble kombinert med en lite intuitiv arbeidsflyt i faktureringen, vokste hodebryet når honoraret skulle fordeles korrekt mellom pasient og forsikringsselskap.

“Å lage profiler for hvert forsikringsselskap
krevde mange, mange klikk for å få det riktig.”

Jesper måtte også håndtere en rekke avviste krav, som krevde at han manuelt rettet feil knyttet til strenge retningslinjer fra forsikringsselskapene. Resultatet ble at lønnen hans ble ustabil – den administrative friksjonen skapte utfordringer i hverdagen hans som praktiserende fysioterapeut.

Overgangen til sømløs fakturering

Med disse utfordringene gående i bakgrunnen, gjennomførte Jesper en veiledet migrering til nye Physica. Han brukte den innebygde AI-assistenten Nordbot og supportteamet i Physica under overgangsprosessen.

“Jeg brukte chatboten mye i starten, og supportteamet også.” – Jesper Andreasen, fysioterapeut, K24 Tromsø Sportssenter

Vel oppe og gå tok Jesper i bruk funksjonen for ufakturerte avtaler i den nye versjonen, som gjorde at han kunne markere flere økter knyttet til en bestemt forsikringsleverandør og sende dem ut med noen få klikk. I tillegg tok han i bruk en annen funksjon i nye Physica – en fakturastatusoversikt som gjør det tydelig når en faktura er sendt, utestående eller venter på behandling.

“Når jeg har et par økter, kan jeg klikke på dem
og sende alt ut samtidig – det er veldig enkelt!”

• Friksjon i gruppehåndtering: Håndtering av gruppebookinger ble tungvint, der inaktive pasientnavn krevde omfattende «kontekstveksling» for å skrive individuelle notater.
• Tilgang til eldre data: Avtaler som var planlagt før migreringen ble «låst», noe som hindret journalnotater på disse spesifikke timene.
• Fragmentert oversikt: Mangelen på én samlet visning av pasienten — med koder, betalingsstatus og oppsummeringer — gjorde administrativ triagering vanskelig.

“Jeg må finne en pasient og så gå tilbake til klientene igjen …
det er mye mer arbeid enn det pleide å være.“

Stabil lønn og rom til å puste

Resultatene etter migreringen til den nye versjonen og bruken av forsikrings- og faktureringsfunksjonene kom umiddelbart.

Jesper opplevde at nye Physica forbedret de daglige arbeidsvanene og den administrative effektiviteten hans i bunn og grunn – og ga ham mer pusterom og mer tid i løpet av dagen. Særlig den automatiserte prissporingen og de visuelle sikkerhetsmekanismene gjorde at han ikke lenger bekymrer seg for å glemme å fakturere eller sende feil beløp til forsikringsselskapene. Selv det å spore opp tapte oppgjør ble et ikke-tema.

Til tross for en generell motstand mot endring, opplevde Jesper at den nye versjonen var betydelig bedre og mer strømlinjeformet for de behovene han møter daglig som praktiserende fysioterapeut.

Da han introduserte nye Physica for en av kollegene sine ved K24 Tromsø Sportssenter, begynte vedkommende også å foretrekke den fremfor eldre, etablerte plattformer.“Jeg snakket med kollegaen min før dette møtet, og han sier han liker den bedre enn den gamle.” – Jesper Andreasen, fysioterapeut, K24 Tromsø Sportssenter

Stabil lønn og rom til å puste

Overgangen til en ny plattform kan kreve en innledende tilvenning, men de operasjonelle gevinstene er tydelige – og Jesper er et klart eksempel på det. Ved å erstatte manuell fakturering mellom pasienter og tredjeparter – som ofte førte til avvisninger på grunn av strenge retningslinjer – med automatiserte arbeidsflyter og visuell oppfølging, sikret nye Physica Jesper en stabil lønn, mindre tid brukt på å jage papirarbeid og mer tid til å levere behandling.